Politique de confidentialité

En vigueur depuis le 27 octobre 2026 · Dynaxus Sàrl, Genève

1. Qui est responsable de vos données

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et à son ordonnance (OPDo). Lorsque le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) s'applique, par exemple pour une personne qui réside dans l'Union européenne, nous respectons aussi ses exigences.

2. Notre rôle selon la situation

Notre rôle n'est pas le même pour tout le monde :

• Visiteurs de secretar-ia.ch, commerces clients et prospects : Dynaxus Sàrl est responsable du traitement.
• Clients d'un commerce qui écrivent à son assistante WhatsApp (par exemple pour réserver une table ou un rendez-vous) : le commerce est responsable du traitement de vos données. Dynaxus Sàrl agit pour son compte, comme sous-traitant, uniquement selon ses instructions et dans le cadre d'un contrat. Pour toute question sur vos réservations, vous pouvez vous adresser au commerce ou à nous ; nous transmettons votre demande si nécessaire.
• Visiteurs d'un site vitrine que nous hébergeons pour un commerce : le commerce est responsable du traitement ; nous en assurons l'hébergement technique.

3. Les données que nous traitons

Clients d'un commerce qui utilisent l'assistante WhatsApp

• votre numéro de téléphone WhatsApp et le nom de votre profil WhatsApp ;
• le contenu des messages écrits échangés avec l'assistante ;
• les informations de vos rendez-vous : date, heure, prestation ou nombre de personnes, nom indiqué, éventuelles remarques ;
• votre adresse e-mail, uniquement si vous la donnez pour recevoir une confirmation ;
• vos réponses aux rappels (confirmation, demande de déplacement ou d'annulation).

L'assistante ne lit pas les messages vocaux, les photos ni les autres fichiers : elle vous demande d'écrire votre demande. Merci de ne pas lui envoyer d'informations sensibles, comme des données de santé.

Commerces clients et prospects

• coordonnées : nom, fonction, téléphone, e-mail, adresse du commerce ;
• informations commerciales : notes de rendez-vous, offre choisie, bon de commande, données de facturation et de paiement ;
• informations de configuration : horaires, prestations, prix, règles de réservation, prénom de l'assistante, adresse qui reçoit les demandes transmises ;
• données liées au compte WhatsApp Business connecté par l'inscription intégrée de Meta : identifiant du compte WhatsApp Business, numéro de téléphone et son identifiant, nom affiché, modèles de messages, et le jeton d'accès qui nous autorise à envoyer et recevoir les messages pour le commerce.

Visiteurs de secretar-ia.ch

• données techniques enregistrées par le serveur : adresse IP, date et heure, page consultée, navigateur ;
• les informations que vous nous envoyez si vous nous écrivez.

4. Pourquoi nous les traitons

• Gérer les réservations par WhatsApp pour le compte du commerce : répondre aux messages, proposer des créneaux libres, réserver, déplacer ou annuler, envoyer la confirmation et le rappel de la veille, transmettre au commerce les demandes qui sortent de l'ordinaire.
• Assurer la qualité du service : pendant les premières semaines d'un commerce, et ensuite en cas de problème signalé, nous relisons des conversations pour corriger les réglages de l'assistante.
• Fournir nos services aux commerces : mise en place, assistance, facturation, relation commerciale.
• Faire fonctionner et sécuriser notre site et nos serveurs.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales.

Ces traitements reposent sur l'exécution du contrat conclu avec le commerce, sur votre demande lorsque vous écrivez à l'assistante, sur nos obligations légales et sur notre intérêt légitime à fournir un service fiable et sûr. Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas pour de la publicité et nous n'envoyons pas de messages publicitaires par WhatsApp.

5. L'assistante virtuelle et l'intelligence artificielle

L'assistante est un programme d'intelligence artificielle. Elle se présente comme assistante virtuelle dès son premier message et ne se fait jamais passer pour une personne. Elle s'en tient au service du commerce : réservations et questions pratiques.

Pour comprendre vos messages et y répondre, le texte de la conversation et les informations du commerce utiles à la réponse (horaires, prestations, créneaux libres) sont transmis au modèle d'intelligence artificielle Claude d'Anthropic. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas les données transmises par notre service pour entraîner ses modèles.

L'assistante ne prend aucune décision qui aurait pour vous un effet juridique ou des conséquences importantes : elle réserve uniquement après votre accord explicite, et vous pouvez à tout moment demander à parler au commerce ; votre demande lui est alors transmise.

6. Nos prestataires

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent les données uniquement pour nous fournir leur service, dans le cadre d'un contrat :

Le commerce concerné reçoit bien sûr les informations de vos réservations et les demandes que l'assistante lui transmet. Lorsque vous utilisez WhatsApp, Meta traite aussi certaines données pour son propre compte, selon la politique de confidentialité de WhatsApp.

Nous pouvons enfin communiquer des données à notre fiduciaire, à nos conseils ou aux autorités lorsque la loi l'exige.

7. Communication à l'étranger

Certains prestataires traitent des données hors de Suisse, dans l'Union européenne ou aux États-Unis. L'Union européenne est reconnue par le Conseil fédéral comme offrant un niveau de protection adéquat. Pour les États-Unis, nous nous appuyons sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le destinataire y est certifié, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), adaptées au droit suisse. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

8. Durées de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, ou aussi longtemps que la loi nous y oblige. Ensuite, elles sont supprimées ou rendues anonymes.

• Conversations et rendez-vous des clients d'un commerce : conservés pendant la durée du contrat avec le commerce, qui reste responsable de ces données et peut en demander la suppression à tout moment. Ils sont supprimés à la fin du contrat.
• Jetons d'accès et données du compte WhatsApp Business d'un commerce : conservés tant que le compte est connecté à notre service, puis supprimés.
• Données des commerces clients et des prospects : conservées pendant la relation commerciale, puis supprimées lorsqu'elles ne sont plus utiles.
• Contrats, factures et pièces comptables : 10 ans, comme l'exige le Code des obligations.
• Journaux techniques des serveurs : conservés pour une durée courte, limitée aux besoins de sécurité et de fonctionnement.

Si vous demandez la suppression de vos données, nous les supprimons dans les 30 jours, sauf celles que la loi nous oblige à conserver (voir section 12).

9. Sécurité

Nos serveurs et notre base de données sont hébergés en Suisse. Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les accès sont limités aux personnes qui en ont besoin et protégés par des mots de passe forts et une authentification renforcée. Les jetons d'accès WhatsApp sont conservés de façon chiffrée et ne sont jamais communiqués à des tiers. Chaque client d'un commerce ne peut consulter et modifier que ses propres rendez-vous.

10. Cookies et site internet

Le site secretar-ia.ch n'utilise que les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Il n'utilise pas d'outil de mesure d'audience ni de traceur publicitaire. Si cela devait changer, nous mettrions à jour cette page et vous demanderions votre accord lorsque la loi l'exige.

11. Vos droits

Vous pouvez à tout moment, gratuitement :

• savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie (droit d'accès) ;
• faire corriger des données inexactes ;
• faire supprimer vos données ou en limiter le traitement ;
• vous opposer à un traitement ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant (portabilité) ;
• demander qu'une personne réexamine une réponse de l'assistante.

Écrivez-nous à dynaxus.sarl@gmail.com. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité, par exemple en nous écrivant depuis le numéro WhatsApp concerné. Nous répondons dans les 30 jours. Certaines données doivent être conservées pour respecter la loi ; nous vous l'indiquons le cas échéant.

Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne. Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays.

12. Faire supprimer vos données

13. Modifications et contact

Nous pouvons adapter cette politique, par exemple si nous changeons de prestataire ou ajoutons une fonction. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date. En cas de changement important, nous en informons les commerces clients à l'avance.

Pour toute question sur vos données : dynaxus.sarl@gmail.com, ou par courrier à Dynaxus Sàrl, c/o E.D.G.M. SA, Rue de Berne 11, 1201 Genève.